I vincitori li avete già annunciati e il budget è approvato. Adesso qualcuno deve trasformare quell’annuncio in un viaggio di cui la rete commerciale parlerà per tre anni. Se la meta scelta è l’America Latina, il vostro metodo abituale resta valido quasi ovunque: salta su cinque punti, e sono quelli che decidono se il programma fila o si passa la settimana a rincorrerlo.
Un viaggio incentive non è una vacanza aziendale
La differenza si vede la sera della premiazione. Il resto del programma può anche essere un bel giro; quella sera è un evento a tutti gli effetti, con scaletta, palco, proiezione e personale. È l’unica serata che il gruppo ricorderà nel dettaglio ed è quella che quasi nessun preventivo di viaggio contiene davvero.
Tenete perciò due colonne separate fin dal primo file: la parte viaggio (voli, camere, transfer, assicurazioni) e la parte produzione (allestimento, tecnica, staff, accrediti). Servono fornitori diversi e competenze diverse.
Le destinazioni che funzionano, in base a cosa ha vinto il gruppo
- Natura e paesaggio. Patagonia argentina e cilena, deserto di Atacama, Costa Rica.
- Città, cucina e vita notturna. Buenos Aires, Città del Messico, Lima. Le più comode per i gruppi numerosi: alberghi in quantità e voli diretti dall’Europa.
- Vino. Mendoza e la Valle de Uco, le valli cilene. Per un gruppo italiano è terreno familiare e insieme diverso: stessa cultura del pranzo lungo, altra scala del paesaggio.
- Mare. Cartagena, Riviera Maya, Punta del Este, il nordest brasiliano.
- Patrimonio. Cusco e la Valle Sacra, Antigua in Guatemala, il nord argentino.
Il criterio che elimina le opzioni non è la fotografia: sono le camere. Un gruppo da 150 persone diviso su tre alberghi diventa un altro programma, con un altro costo di transfer e mattine impossibili da coordinare.
Cinque cose che cambiano rispetto a un incentive europeo
- Le stagioni sono invertite. La finestra europea di ottobre cade in primavera australe, ed è la migliore. Agosto, quando l’Italia chiude, laggiù è inverno pieno. Aggiungete due finestre climatiche valide per tutti: sulle Ande peruviane e boliviane la stagione delle piogge va grosso modo da novembre a marzo, e sul versante caraibico la stagione degli uragani occupa buona parte del secondo semestre.
- Le distanze non si leggono sulla cartina. Buenos Aires, San Paolo, Lima, Bogotá e Città del Messico concentrano il traffico aereo: due città vicine sulla mappa sono spesso separate da uno scalo obbligato nella capitale.
- L’altitudine è una voce operativa. Cusco supera i 3.000 metri. Un gruppo che arriva dal livello del mare non fa trekking il primo giorno, per quanto entusiasta sia il brief.
- La valuta è una clausola, non un dettaglio. Ogni paese ha moneta e regole di cambio proprie. Mettete per iscritto in quale valuta è chiuso il contratto, chi assorbe l’oscillazione tra firma e partenza e come il fornitore fattura a una società estera. Gli acconti locali sono spesso più alti di quelli europei.
- La lingua non si dà per scontata. Guide e staff che parlano italiano esistono, ma non sono lo standard: si chiede, si verifica e si blocca per tempo.
Lo scheletro di un programma di sei giorni
- Giorno 1. Arrivo dopo il volo notturno, check in, cena leggera in hotel. Niente contenuti.
- Giorno 2. Città, cibo, il primo momento di gruppo. Ritmo basso.
- Giorno 3. L’attività forte, quella che finisce nelle foto: escursione, bodega, deserto.
- Giorno 4. Trasferimento oppure mezza giornata libera. Se cambiate destinazione, questa giornata è già occupata.
- Giorno 5. Serata di premiazione, con prove tecniche al pomeriggio e non mezz’ora prima.
- Giorno 6. Rientro.
Prima di fissare le date, vale la pena leggere quanto tempo serve davvero per produrre un evento e come si gestiscono i fornitori in modo centralizzato.
Chi lo opera a terra
DER è argentina e non ha uffici a Milano: quello che facciamo è assumere, formare e dirigere la squadra locale nella piazza dove si svolge il programma, con la direzione di produzione che viaggia. È il modello con cui abbiamo gestito gli accrediti della Fiera internazionale del libro del Guatemala, oltre 90.000 accrediti in 13 giorni con il sistema configurato da Buenos Aires (il caso completo), i lanci DiDi con l’agenzia messicana Backyard Group in tre province argentine e il tour Brainrots, 10 date in 5 città spagnole. Oltre 150.000 persone sono passate dalle nostre operazioni.
Se il programma prevede accrediti per zona o per tavolo, guardate come lavoriamo sul controllo accessi e accrediti e su come si integrano i team locali.
Volete un programma con numeri reali invece che con stime? Parliamone.