Quali autorizzazioni servono per un evento in America Latina?

Non esiste un elenco unico: ogni città ha il proprio regime. Le famiglie però si ripetono quasi ovunque: agibilità dello spazio per quel tipo di attività e per la capienza dichiarata, piano di evacuazione approvato, certificazione delle strutture temporanee, autorizzazione per la diffusione sonora, abilitazione sanitaria di ogni punto di somministrazione, occupazione di suolo pubblico se si chiude una strada, e polizza di responsabilità civile. Quello che cambia da un paese all'altro è chi rilascia cosa e in quale ordine.

Con quanto anticipo si presentano le domande?

I tempi non si contano dalla data dell'evento ma da quella del montaggio, perché è lì che arrivano i controlli. E non si parte dalla firma del contratto con il cliente: si parte quando data e spazio sono confermati, primo momento in cui una pratica può essere depositata. Poiché diverse pratiche sono sequenziali (un ufficio istruisce solo dopo l'approvazione di un altro), il cronoprogramma si costruisce a ritroso, con le dipendenze messe per iscritto.

Un'agenzia italiana può intestarsi il permesso?

Nella maggior parte delle giurisdizioni no. Il titolare dell'autorizzazione è di norma un soggetto giuridico locale, registrato nel paese, ed è lui a rispondere davanti all'autorità durante l'evento. È questa la ragione vera per avere un partner operativo sul posto, molto prima della sua rubrica di fornitori.

Autorizzazioni Eventi America Latina

Q: Perché il permesso è ciò che ferma più eventi?

Perché è l'unica voce del cronoprogramma che i soldi non accelerano: potete raddoppiare le squadre di montaggio, non potete far istruire una pratica più in fretta. E la decisione è binaria: senza quel documento i cancelli non aprono, per quanto il montaggio sia perfetto.

Un cliente vi chiede un lancio a Buenos Aires, una convention a Città del Messico e una tappa a Bogotá nella stessa stagione. Le date sono già state comunicate, il fornitore tecnico ha preventivato, e nessuno ha ancora chiesto chi presenta le autorizzazioni per gli eventi in America Latina, né quando. Succede quasi sempre in quest’ordine, ed è il motivo per cui a dettare il calendario finisce per essere il permesso, non la produzione.

Questa guida riguarda la parte che non entra mai in una presentazione: cosa vi chiederanno di dimostrare, cosa cambia attraversando un confine, quando presentare e perché questa voce blocca più produzioni di qualsiasi imprevisto tecnico.

Safety e security non sono la stessa cosa, e non sono lo stesso ufficio

In Italia la distinzione è chiara a chiunque abbia montato un evento con pubblico: da una parte la safety (strutture, vie di esodo, impianti, piano di emergenza), dall’altra la security (filtri, controllo di chi entra, gestione dei flussi). In America Latina la distinzione esiste ma i due fronti non stanno quasi mai nello stesso ufficio, e nessuno dei due parla con l’altro.

Il risultato pratico è che vi verranno chieste due volte le stesse informazioni, in formati diversi, con due calendari diversi. Chi tratta la pratica come un adempimento unico perde settimane.

La matrice: cosa vi chiederanno di dimostrare

I nomi cambiano da paese a paese, le famiglie si ripetono:

Agibilità dello spazio per quel tipo preciso di attività e per la capienza dichiarata.
Piano di sicurezza ed evacuazione approvato, con presidio sanitario, segnaletica e uscite.
Strutture temporanee: palco, tribune, tensostrutture e torri audio richiedono di norma una certificazione firmata da un tecnico abilitato nel paese. Un calcolo redatto in Europa quasi mai viene accettato così com’è.
Diffusione sonora e impatto sul vicinato, soprattutto in zona residenziale e in orario notturno.
Somministrazione di alimenti e bevande: abilitazione di ogni punto e degli addetti. La vendita di alcolici ha spesso un regime a parte.
Suolo pubblico e viabilità: chiusure, carico e scarico, sosta, flussi di ingresso e uscita.
Affissioni e branding visibile su strada, in diverse città un’autorizzazione separata con imposta propria.
Polizze di responsabilità civile, richieste dallo spazio e spesso anche dall’amministrazione.

A questo si aggiunge il controllo accessi e accrediti: quando la capienza è dichiarata, contare gli ingressi smette di essere una comodità e diventa la prova che non l’avete superata.

Cosa cambia nelle autorizzazioni da un paese all’altro, e da una città all’altra

La frammentazione non è nazionale, è comunale. Due città dello stesso paese possono chiedere documenti diversi, in ordine inverso, per lo stesso evento. Un tour regionale quindi non si pianifica con un cronoprogramma solo, ma con uno per piazza. Il dettaglio è in permessi e autorizzazioni per eventi internazionali e in produrre eventi in America Latina, paese per paese.

Quello che si pretende dal partner locale sta in una pagina: la sequenza per iscritto, chi rilascia ogni pezzo, cosa serve prima di depositarlo e cosa succede se uno si blocca.

I tempi si contano dal montaggio, non dall’evento

I controlli non arrivano il giorno dello spettacolo: arrivano in montaggio. E diverse pratiche sono sequenziali. A questo si sommano i documenti che ci mettono tempo a esistere: contratto dello spazio firmato, certificazione strutturale, polizza emessa, elenco nominativo del personale. Vale la pena leggere anche quanto tempo serve per produrre un evento e come si organizza l’integrazione dei team locali.

Perché il permesso è ciò che ferma più eventi

Per tre motivi che si sommano: non accelera con il budget, dipende dal calendario di un terzo che non ha le vostre scadenze, e l’esito è binario. Non esiste un permesso all’ottanta per cento. Per questo l’autorizzazione entra nel piano di contingenza con la stessa dignità di un rischio meteo: scenario alternativo e data limite per decidere.

Chi firma risponde

Nella maggior parte delle piazze l’agenzia straniera non può essere titolare dell’autorizzazione: serve un soggetto locale registrato, che risponda davanti all’autorità durante l’esercizio. È la ragione di fondo per avere un partner operativo nella regione, molto prima dei listini dei fornitori.

Come lavoriamo

SOMOS DER è una società argentina. Operiamo in Argentina, Bolivia, Guatemala, Spagna e altri paesi. Non abbiamo un ufficio a Milano né a Città del Messico: assumiamo, formiamo e dirigiamo la squadra locale della città dove si fa l’evento, con la direzione di produzione che viaggia.

È così che abbiamo gestito la FILGUA in Guatemala, oltre 90.000 accrediti in 13 giorni, sistema configurato da Buenos Aires e squadra locale formata da noi. Ed è così che abbiamo prodotto il Treble Trophy Tour del Manchester City, con il protocollo definito dalla sede di Manchester, e il tour dei Brainrots, 10 date in 5 città spagnole. Complessivamente le nostre produzioni hanno mosso più di 150.000 partecipanti.

Avete una data e una città? Parliamone prima che sia il permesso a decidere per voi.

Sicurezza e autorizzazioni per un evento in America Latina