Il cliente vuole un lancio a Barcellona, un roadshow che tocca Berlino e Lisbona, una convention a Città del Messico o a Buenos Aires. La data è fissata, il budget c’è, e sul posto non avete né squadra né fornitori né qualcuno che sappia a chi si chiede cosa. Produrre un evento all’estero si decide quasi tutto qui, molto prima della scaletta: nella scelta di chi lo esegue materialmente.
Perché “mandiamo il nostro team” sembra la scelta sicura
Perché è quella che non richiede fiducia in nessuno. Il problema è che sposta il rischio invece di ridurlo: la squadra conosce il vostro metodo ma non conosce il mercato. Non sa quale fornitore ha disponibilità in quella settimana, quanto dura davvero uno scarico in quello spazio, chi si chiama di sabato sera quando salta un gruppo elettrogeno. E ogni persona in più moltiplica volo, albergo, diaria e giornate di viaggio.
La trasferta ha senso per due o tre ruoli, non per l’operazione intera.
Le quattro strade possibili
1. Portare la squadra. Massimo controllo del metodo, costo massimo e conoscenza del territorio pari a zero. Difendibile per la direzione di produzione e il referente tecnico.
2. Affidarsi a un’agenzia locale. Comprate rubrica fornitori, prezzi di mercato e dimestichezza con le autorizzazioni. Pagate in controllo: diventate clienti di una casa con priorità proprie. Per un evento singolo spesso è la scelta giusta; per una serie che deve uscire identica in quattro città, ogni piazza vi restituirà una versione diversa dello stesso evento.
3. Ingaggiare freelance. L’opzione più economica sul foglio di calcolo e la più esposta nei fatti: comprate persone, non un’operazione. Nessuno risponde dell’insieme, nessuno garantisce un sostituto la vigilia, e il coordinamento resta a voi da un altro Paese. Regge solo se l’evento è piccolo, se quelle persone le conoscete già e se qualcuno dei vostri è lì a dirigere.
4. Un partner operativo che assume la squadra locale. Viaggia la direzione, non la delegazione. Il personale si assume, si forma e si dirige sul posto seguendo un protocollo scritto, e i fornitori si preventivano a prezzi di piazza invece di essere riaddebitati dall’Italia. Su come si integrano squadre che non sono le vostre senza perdere standard abbiamo scritto qui.
Le voci che nessuno mette nel primo preventivo
- Le giornate di viaggio. Un intercontinentale sono due giornate che non producono nulla e si pagano comunque.
- Il materiale che viaggia. Trasporto, dogana, assicurazione, fermo macchina. Noleggiare in loco costa quasi sempre meno, tranne per le attrezzature di scena molto specifiche.
- Le autorizzazioni. Ogni città ha il suo regime e la sua sequenza. Non è la complessità a far perdere settimane, è l’ordine sbagliato delle richieste.
- Le polizze di responsabilità civile, richieste dalla maggior parte degli spazi, spesso da esibire prima del montaggio.
- La contingenza. Su un mercato che non conoscete, non prevedere margine non è un risparmio: è una scommessa.
Se il calendario è stretto, vale la pena rivedere anche quanto tempo serve davvero per produrre un evento e avere un piano di contingenza scritto.
Come si sceglie: la domanda che decide
Una sola domanda separa le quattro opzioni: questo evento si ripete altrove?
Se è un pezzo unico, l’agenzia locale è quasi sempre la via più corta. Se invece è il primo di una serie, avete bisogno di un protocollo unico e di squadre locali formate su quello, altrimenti pagherete due volte: la prima per produrlo, la seconda per rimettere in riga le differenze tra una città e l’altra. E in entrambi i casi, mettete le stesse richieste per iscritto: è il senso di un capitolato serio.
Squadra locale non vuol dire perdere il controllo
Non è teoria. Alla fiera internazionale del libro del Guatemala abbiamo gestito oltre 90.000 accrediti in 13 giorni con il sistema configurato da Buenos Aires e la squadra locale assunta e formata da noi: il caso completo è qui. Con i Brainrots abbiamo fatto un tour di 10 date in 5 città spagnole con lo stesso metodo, e il protocollo di sicurezza del tour dei trofei del Manchester City lo ha definito la sede di Manchester: noi lo abbiamo eseguito alla lettera.
Quello che rende possibile tutto questo non è la tecnologia, è la procedura: personale locale formato sui vostri standard, un sistema che continua a validare quando la rete cade, e qualcuno che guarda i numeri in tempo reale.
Cosa facciamo noi
Siamo una società di produzione argentina. Non abbiamo un ufficio a Milano, ed è esattamente questo che rende la proposta onesta: la squadra la costruiamo sulla piazza dove si fa l’evento, la assumiamo, la formiamo e la dirigiamo, con la direzione di produzione che viaggia. Come in Guatemala e in Spagna. Oltre 150.000 persone accolte sulle nostre produzioni, per clienti come Amazon, AWS o DiDi.
Guardate come lavoriamo sulla produzione di eventi aziendali e sul controllo accessi e accrediti, oppure raccontateci il progetto.